Xây dựng thương hiệu tổng thể cho quán cafe mới mở (Phần 2)
Bài viết có 2 phần, ở đây là phần 1: Xây dựng thương hiệu tổng thể cho quán cafe mới mở (Phần 1) Ở bài trước, các bạn đã biết thế nào là xây dựng thương hiệu cho quán cafe,...
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, tất cả các quán cafe luôn cố gắng để hướng tới mục tiêu thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách cung cấp đồ uống chất lượng cao và dịch vụ chăm sóc khách hàng thân thiện, bạn sẽ khiến khách hàng của mình hài lòng và có nhiều khả năng sẽ ghé lại quán bạn lần sau. Quả nhiên, đây chính là một con đường tuyệt vời dẫn đến thành công lâu dài.
Và quy trình làm việc là một phần quan trọng của bất kỳ dịch vụ hiệu quả nào. Nó thường được sử dụng để mô tả quá trình phục vụ khách hàng của một nhóm nhân viên. Nhưng làm thế nào để chia nhỏ quy trình làm việc trong quán cafe? Một nhân viên pha chế có thể pha cafe espresso và đánh sữa nhanh đến mức nào? Chủ quán cafe nên tìm hiểu những gì và họ nên thay đổi điều gì?
Danh mục
Quy trình làm việc được hiểu là một quy trình lặp lại, bao gồm các nhiệm vụ cần phải hoàn thành theo một quy trình cụ thể. Trong một quán cafe, quy trình này bao gồm tất cả các công việc làm mà nhân viên cần phải hoàn thành trong cả ngày. Một quy trình làm việc hiệu quả cân bằng 3 yếu tố: tốc độ, hiệu quả và tính nhất quán.
Brice Young là chủ sở hữu của Precision Pours – Coffee and Bakes ở Louisville, Colorado. Anh ấy nói: “Quy trình làm việc trong quán cafe được thiết lập để có thể phục vụ ở các mô hình khác, cho dù đó là quầy brew bar, espresso bar hay thậm chí là tiệm bánh.”
Quyết định ghé thăm một quán cafe của khách hàng có thể là ngẫu nhiên, vì vậy quy trình làm việc hiệu quả là rất quan trọng. Một trải nghiệm không tốt về dịch vụ như là chậm hay không nhất quán đều có thể khiến họ không ghé lại quán trong tương lai.
Shaun Au Biais là Huấn luyện viên trưởng và là người đồng sáng lập Học viện Barista Red Band ở Port Elizabeth, Nam Phi.
Ông giải thích: “Hiệu quả sẽ làm tăng năng suất, điều này tác động trực tiếp đến lưu lượng khách hàng đến với cửa hàng. Bằng cách cải thiện chất lượng dịch vụ của quán cafe, bạn có thể sẽ khiến nhiều khách hàng hài lòng hơn và hy vọng tăng doanh thu của mình.”
“Quy trình làm việc tốt có lợi cho cả cửa hàng và khách hàng của bạn. Đào tạo nhân viên của bạn về tất cả các khía cạnh của công việc có thể làm tăng kĩ năng cho toàn bộ nhóm, nhưng quy trình làm việc mới là chìa khóa hoàn hảo cho việc tăng năng suất. “
Ở cấp độ đơn giản nhất, quy trình làm việc tốt dẫn đến dịch vụ tốt, khiến cả nhân viên và khách hàng hài lòng. Tuy nhiên, với một hệ thống có cấu trúc hơn, bạn cũng có lợi thế hơn để truyền đạt thông tin quan trọng cho khách hàng của mình. Ví dụ, bạn có thể nói cho họ biết họ sẽ phải đợi bao lâu nữa để nhận đồ uống của mình.
Quy trình làm việc tốt có thể định lượng được. Ví dụ, chủ cửa hàng cafe có thể kiểm tra số lượng đồ uống được phục vụ mỗi giờ hàng ngày hoặc hàng tuần để theo dõi mối quan hệ giữa quy trình làm việc tốt và doanh số bán hàng.
Cuối cùng, quy trình làm việc còn có thể cải thiện kỹ năng tổng thể của nhân viên pha chế. Các tiêu chuẩn trung gian của Hiệp hội cafe Đặc sản Quốc tế (SCA) yêu cầu nhân viên pha chế phải chứng minh kiến thức về các quy trình tổ chức và hoạt động, hiểu cách cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời và nhận thức được tầm quan trọng của thiết bị làm sạch. Đây là tất cả các yếu tố chính cần xem xét trong quy trình làm việc của quán cafe.
Thay đổi quy trình làm việc của quán cafe ngày từ đầu có thể là một sự thay đổi lớn đối với nhân viên, nhưng trong một tuần họ sẽ biết cách nắm bắt được bất kỳ thay đổi hoặc hệ thống mới nào, đặc biệt nếu chúng làm cho mọi thứ hiệu quả hơn.
Shaun giải thích: “Các chủ quán cafe cần phải hài lòng với cách bố trí của họ. Điều đó sẽ đảm bảo rằng họ cảm thấy thoải mái trong không gian mà họ làm việc. Và sự thoải mái sẽ làm tăng năng suất và năng suất làm tăng sự tự tin.”
Đổi lại, nhân viên pha chế sẽ có một công việc bền vững hơn, ít vội vã hơn và dành nhiều thời gian hơn để tương tác với khách hàng.
Có một số thay đổi bạn có thể thực hiện để cải thiện quy trình làm việc của nhân viên pha chế. Hãy bắt đầu suy nghĩ về cách bố trí quán cafe của bạn và cách khách hàng di chuyển.
Khách hàng sẽ vào quán, xếp hàng, gọi đồ uống, chờ đợi và rời đi như thế nào? Bạn có định hình lại quy trình này để nó diễn ra hiệu quả hơn không? Không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, nhưng những thay đổi nhỏ có thể đi một chặng đường dài.
Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên pha chế hướng dẫn trực tiếp cho khách hàng về không gian của quán cafe. Brice giải thích rằng những nhân viên pha chế có kinh nghiệm, tự tin sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc này.
Ông nói “ Những người pha chế có nhiều kinh nghiệm có thể thúc đẩy quán cafe hoạt động hiệu quả hơn. Cách hướng dẫn chi tiết cho khách hàng về điểm ra, điểm vào và cách di chuyển đều quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch.”
Sau đó, hãy nghĩ đến việc thiết lập và tổ chức. Hãy chắc chắn rằng mọi thứ đã sẵn sàng trước khi quán cafe mở cửa trong ngày. Trong các nhà hàng, quá trình này được gọi là “vào vị trí”, một thuật ngữ ẩm thực của Pháp được sử dụng để mô tả việc chuẩn bị các thiết bị và nguyên liệu trước khi nấu ăn.
Về cơ bản, quán cafe của bạn càng có tổ chức, bạn càng có thể làm việc nhanh hơn.
Bên cạnh việc dành thời gian thích hợp cho việc thiết lập, bạn cũng nên cân nhắc các nhiệm vụ khác nhau mà bạn phải hoàn thành trong suốt một ngày làm việc.
Nhân viên pha chế phải cân bằng giữa các công việc ngoài quầy bar (như rửa chén và dọn bàn) với những công việc ở quầy bar (chuẩn bị đồ uống, nhận order và phục vụ khách hàng). Hãy đảm bảo rằng bạn có thể cân bằng khối lượng công việc để không phải kết thúc với những chiếc bàn lộn xộn hoặc một quầy thiếu nhân viên.
Bạn cũng có thể bố trí thiết bị của mình phía sau quầy bar để giúp hướng dẫn khách hàng qua không gian của bạn. Brice nói: “Cách tốt nhất để tổ chức là chọn cách phù hợp với luồng khách hàng của bạn. “Ví dụ: bạn có thể tạo một quy trình rõ ràng: đặt hàng, thanh toán và rời đi.”
Nhưng việc sắp xếp thiết bị một cách rõ ràng, hợp lý cũng có lợi cho các nhân viên pha chế. Shaun nói: “Nếu quầy phục vụ ở bên phải quầy bar, thì bạn có thể thiết lập từ trái sang phải: máy xay – hộp đựng bã cafe – máy pha cafe- bình sữa.”
Khi bạn đã có thiết bị của mình, bạn cần đảm bảo rằng trách nhiệm được phân chia rõ ràng và công bằng giữa các vị trí khác nhau. Hãy sử dụng khung sau đây làm ví dụ:
Khung này đương nhiên sẽ hoạt động tốt nhất khi có một nhân viên pha chế được chỉ định cho mỗi vị trí, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng thực tế. Hãy suy nghĩ về cách phân chia khối lượng công việc này một cách hợp lý dựa trên số lượng người và bộ kỹ năng bạn có sẵn.
Có vô số cách để cải thiện quy trình làm việc của nhân viên pha chế. Tuy nhiên, một trong những điều tốt nhất cần làm là vạch ra luồng khách hàng, thực phẩm và đồ uống của bạn để có thể xác định bất kỳ điểm nghẽn hoặc trùng lặp nào. Cắt giảm một trong hai yếu tố này sẽ giúp mọi thứ hiệu quả hơn.
Giữ tất cả các thiết bị và sản phẩm cần thiết trong tầm tay của nhân viên để giảm thiểu chuyển động và mọi va chạm có thể xảy ra. Dụng cụ dàn đều và nén cafe phải luôn ở bên cạnh máy xay và nhân viên pha chế ở vị trí đánh sữa phải có bình, vải sạch và tủ lạnh chứa đầy đồ gần đó.
Thiết kế quầy bar của bạn bao gồm một thùng rác và bồn rửa gần máy pha cafe espresso sẽ giảm bớt việc đi lại nhiều trong thời điểm đông khách.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn có đầy đủ nguyên liệu khi bắt đầu mở cửa. Việc dự trữ nhiều nguyên liệu (bao gồm các loại sữa, hạt cafe, …) cũng là điều bắt buộc để quy trình làm việc hiệu quả.
Hãy luôn tìm kiếm những khuyết điểm để cải thiện quy trình làm việc trong quán cafe của bạn. Bằng cách quan sát hoạt động của nhân viên pha chế và tìm kiếm điểm gây tắc nghẽn cho quy trình làm việc và sau đó xác định các vấn đề cần phải được giải quyết trước.
Nhưng bất cứ khi nào bạn có bất kỳ cơ hội nào để thực hiện quy trình làm việc, hãy đảm bảo rằng bạn cũng lắng nghe ý kiến từ các nhân viên của mình. Nếu họ không cảm thấy như đang được lắng nghe hoặc không bị thuyết phục bởi một hệ thống mới, rất có thể nó sẽ phản đối và không làm theo.
Tuy nhiên, khi bạn thực hiện những thay đổi phù hợp, bạn có thể thấy kết quả gần như ngay lập tức. Bằng cách cải thiện quy trình làm việc, bạn có thể tăng tính nhất quán, chất lượng, hiệu quả, đồng nghĩa với việc nhân viên pha chế hạnh phúc hơn và khách hàng hạnh phúc hơn. Nó thực sự là đơn giản như vậy.
Bài viết có 2 phần, ở đây là phần 1: Xây dựng thương hiệu tổng thể cho quán cafe mới mở (Phần 1) Ở bài trước, các bạn đã biết thế nào là xây dựng thương hiệu cho quán cafe,...
Chúng ta đang sống trong một thế giới mà mọi người đều nhắc đến “khởi nghiệp”. Mỗi năm Việt Nam có vô số các startup kinh doanh quán cafe được ra đời với những ý tưởng khác biệt, độc đáo,...
Lên menu quán cafe hợp lý chính là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong kinh doanh cafe. Và muốn xây dựng được menu phù hợp với quán, bạn cần phải hiểu rõ về các nhóm...
