Nhiều bạn trẻ Việt Nam đã lựa chọn kinh doanh cafe làm con đường khởi nghiệp khi lĩnh vực đồ uống ngày càng phát triển trong những năm gần đây. Tuy nhiên, không ít quán cà phê phải từ bỏ “cuộc chơi” sớm vì chưa nắm rõ quy trình setup quán cafe. Bài viết này, Bardeli Academy sẽ hướng dẫn bạn quy trình các bước setup quán cafe đầy đủ và toàn diện nhất để giúp bạn thành công trong lĩnh vực kinh doanh này.
Danh mục
Tiềm năng tăng trưởng của ngành cà phê
Uống cà phê không chỉ là một thói quen, mà còn là một nét văn hóa của người Việt Nam. Để giữ tỉnh táo trước khi làm việc, nhiều người nghiện cà phê chọn sẽ lựa chọn một tách cà phê vào mỗi buổi sáng. Hơn nữa, đi cà phê tạo cơ hội cho mọi người gặp gỡ và nói về cảm xúc của họ. Ngay cả khi bạn không uống cà phê, cụm từ “đi cà phê” vẫn thường được sử dụng khi mời ai đó đi uống nước cùng bạn.
Khi mọi người nghĩ đến một nơi để gặp gỡ bạn bè, hẹn hò nam nữ, gặp gỡ gia đình, gặp gỡ đối tác, v.v., họ nghĩ đến một quán cà phê. Do đó, ngành kinh doanh quán cà phê có rất nhiều tiềm năng và hứa hẹn phát triển. Nếu bạn quan sát thấy các quán cà phê chật kín khách vào các buổi sáng, cuối tuần và trong ngày thì lượng khách thường khá ổn định.
Các công ty cà phê trong nước, đặc biệt là các công ty mới, có chỗ đứng ở Việt Nam hay không? Dù bị cạnh tranh mạnh mẽ nhưng ngành cà phê vẫn phải là miếng bánh “béo bở” cho các doanh nghiệp mới khai thác, khi thị phần đang rất lớn và ngày càng tăng. Thiết lập một quán cà phê theo một phong cách cụ thể và tuân theo các quy trình thích hợp có rất nhiều cơ hội phát triển.
Bằng chứng là hàng loạt công ty Việt Nam đã khai trương và tiếp tục mở rộng sự hiện diện của mình, không ngại giành giật thị phần từ các “ông lớn”; trong số đó, có thể kể đến Phúc Long, Trung Nguyên và Saigon Café.
Bardeli Academy đã học hỏi được nhiều điều từ kinh nghiệm làm việc với rất nhiều thương hiệu cà phê lớn đã thành công trên thị trường.Bardeli Academy không ngại đưa ra những kinh nghiệm quan trọng mà chúng tôi thu thập được trong quá trình setup quán cafe “thương hiệu mới” đi vào hoạt động.
Có thể bạn quan tâm: Setup quán cafe tiết kiệm đến 30% chi phí
Mời bạn xem quy trình 9 bước setup quán cafe chi tiết và đầy đủ sau đây:
Bước 1: Setup quán cafe dựa vào chi phí đầu tư và mục tiêu của công ty
Nhiều người cho rằng họ đến với cà phê vì niềm đam mê và sở thích chứ không phải vì lợi nhuận tài chính. Tất nhiên, luôn có những người có nhiều tiền sẵn sàng chơi lớn chỉ để thỏa mãn sở thích của họ trong bất kỳ lĩnh vực nào. Có thể hiểu những quán café này được mở ra phù hợp với phong cách hay sở thích của chủ nhân.
Mặt khác, nếu mục tiêu kinh doanh ban đầu của bạn là lợi nhuận, thì bạn sẽ cần phải tính toán cẩn thận từng giai đoạn của quy trình setup quán cafe. Để đứng vững trước những trở ngại và khó khăn bất ngờ, chúng ta nên có một kế hoạch kỹ lưỡng về mục tiêu lợi nhuận, giống như bất kỳ công ty nào khác.
Chi phí cố định và chi phí hoạt động duy trì là hai loại chi phí mà các nhà quản lý doanh nghiệp cần lưu ý và lập kế hoạch. Nhìn chung, chi phí setup quán cafe sẽ cao, do tầm quan trọng của thiết kế kiến trúc, nội thất cũng như chất lượng đồ uống.
- Chi phí cố định bao gồm tiền đặt cọc, thiết kế và thi công nội ngoại thất, máy móc pha chế, chi phí cung ứng, chi phí nhân công.
- Chi phí hoạt động duy trì bao gồm: tiền thuê mặt bằng, điện, nước, internet, điện thoại, nhân sự, đồ uống, chi phí marketing …
Bước 2: Quyết định chọn loại hình quán cafe mà bạn muốn mở
Để tìm ra loại quán cà phê nào để mở, chúng tôi cần tìm hiểu xem khách hàng mục tiêu của bạn là ai. Khách hàng là người trả tiền, cho phép chúng tôi giữ cho công ty của chúng tôi phát triển; do đó, nghiên cứu thị trường và xác định nhân khẩu học mục tiêu là rất quan trọng.
Chẳng hạn, quán cà phê sách mở ra để phục vụ những người thích đọc sách và thích một không gian yên tĩnh. Người hâm mộ âm nhạc được phục vụ tại một quán cà phê nhạc sống; thiết kế khác nhau tùy thuộc vào thể loại nhạc được chơi.
Bước 3: Chọn mô hình setup quán cafe, thuê địa điểm, hoàn thiện các thủ tục giấy tờ pháp lý
Mô hình quán cà phê sân vườn và quán cà phê thưởng thức là hai mô hình mà các nhà kinh doanh cà phê “thương hiệu mới” nên tránh.
Nếu bạn không có đủ không gian, bạn sẽ phải trả rất nhiều tiền để trang trải các chi phí cố định. Mặc dù là chiến lược xây dựng thương hiệu bền vững nhưng việc thưởng thức cà phê lại quá quan tâm đến chất lượng đồ uống. Dẫn đến thời gian thu hồi vốn lâu, và chi phí ban đầu để học cách tạo ra cà phê chuyên dụng cũng cao.
Bước 4: Setup quán cafe “độc nhất vô nhị” mang cá tính riêng
Đây là một thành phần quan trọng trong việc xác định xem một thương hiệu cà phê sẽ thành công hay thất bại. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mở một quán cà phê không có gì độc đáo để thu hút sự chú ý của khách hàng, đặc biệt là nếu địa điểm không lý tưởng và chất lượng đồ uống không đặc biệt cao? Nhìn chung, điều quan trọng đối với các thương hiệu mới là khiến khách hàng nhận ra và ghi nhớ họ.
Ý tưởng setup quán cà phê có một không hai gần như chắc chắn sẽ cần đến đội ngũ thiết kế và thi công chuyên nghiệp. Bardeli Academy chuyên tư vấn setup quán cafe, quán bar và các loại hình kinh doanh khác với giải pháp tối ưu và giá thành hợp lý, chắc chắn sẽ làm hài lòng quý khách hàng.
Bước 5: Setup menu đồ uống cho quán cafe
Đầu tiên, chúng ta sẽ cần một danh sách đồ uống phù hợp với thị trường mục tiêu. Ví dụ, nếu cơ sở là một quán cà phê sách, đồ uống nước ngoài sẽ không được ưa chuộng; quán cà phê văn phòng cũng phục vụ đồ uống trái cây; và quán cà phê nhạc Trịnh nên có một hương vị riêng biệt. Các doanh nghiệp nên tìm kiếm một vài nguồn nguyên liệu đáng tin cậy dựa trên cơ sở này.
Nhiều khách hàng thường bị ấn tượng bởi sự khác biệt của đồ uống của quán. Sự khác biệt ở đây không chỉ là về đồ uống; nội dung có thể giống với nội dung của nhiều cửa hàng khác, nhưng cách viết khác sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nổi bật.
Bước 6: Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên là một phần rất quan trọng khi bắt đầu kinh doanh quán cà phê. Hoạt động này có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả trong công việc. Nếu tổ chức có thể phát hiện ra nguồn nhân lực có trình độ trong ngành thì sẽ có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc đào tạo. Hơn nữa, lực lượng lao động trẻ, đặc biệt là những người nhiệt tình, thường xuyên đóng góp một số lượng lớn các ý tưởng đổi mới cho tổ chức.
Chưa kể đến những lợi thế của việc có nhân viên cam kết lâu dài, giúp loại bỏ thời gian tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
Dự kiến, với mỗi lần tuyển dụng thất bại, công ty sẽ mất từ 3 đến 6 lần tiền lương hàng năm của người lao động. Do đó, chúng ta nên có một kế hoạch tuyển dụng khéo léo, phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty trong bất kỳ lĩnh vực nào, kể cả mở quán café.
- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên pha chế về cách làm hài lòng khách hàng và xử lý các tình huống khó khăn.
- Giáo dục nhân viên quản lý, nhân viên gọi đồ uống, thu ngân …
Bạn đang xem: quy trình các bước setup quán cafe hiệu quả dành cho người mới bắt đầu.
Bước 7: Setup hệ thống quản lý chuyên nghiệp cho quán cafe
Có nhân sự giỏi nhưng cơ cấu quản lý yếu kém sẽ rất khó giữ được người tài. Do đó, hệ thống quản lý là cực kỳ quan trọng trong quá trình mở một quán café, vì nó thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đưa ra một bộ quy định dành cho nhân viên phục vụ bao gồm như KPI, giải thưởng và hình phạt rõ ràng.
- Báo cáo công việc hàng tháng và hàng quý theo biểu mẫu, bảng biểu.
- Hướng dẫn nhân viên cách phản ứng nhanh trong các tình huống thực tế.
- Cài đặt hệ thống quản lý, chẳng hạn như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng….
Nếu bạn thực hiện một hệ thống quản lý tốt, đặc biệt là một hệ thống sử dụng tiến bộ công nghệ, chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền cho công ty, sử dụng các nguồn lực một cách khôn ngoan và tối đa hóa tiềm năng để đạt được các mục tiêu lợi nhuận.
Bước 8: Lựa chọn ngày giờ khai trương quán cafe
Người Việt Nam vốn chịu ảnh hưởng nhiều của văn hóa truyền thống Á Đông rất coi trọng ngày giờ khai trương với hy vọng làm ăn thành công.
Theo chuyên gia tư vấn setup quán cafe của Bardeli Academy, các đơn vị thường chọn những ngày đẹp cuối tuần hoặc ngày lễ để lên kế hoạch tổ chức hoạt động khai trương; đây là một cơ hội tuyệt vời để tận dụng thời gian giải trí và mua sắm của mọi người.
Tất nhiên không thể bỏ qua việc cắt băng khánh thành bao gồm dải băng đỏ hoặc vàng, kéo vàng, vải cotton, bìa khay, khay để kéo.
Bước 9: Lập kế hoạch truyền thông, marketing là bước rất quan trọng trong setup quán cafe
Sẽ thật tiếc nếu ngày lễ trọng đại này không có một chiến lược truyền thông bài bản. Đây là cơ hội tuyệt vời để thu hút sự quan tâm của khách hàng. Có nhiều loại quảng bá PR như phân phát tờ rơi, truyền thông đại chúng bằng âm thanh, quảng cáo trên mạng xã hội…
Chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến thất thu đáng kể. Do đó, bất cứ ai đã từng kinh doanh đều hiểu tầm quan trọng của quy trình các bước setup quán cafe trong quá trình thiết lập hệ thống kinh doanh.
Việc nắm rõ quy trình các bước setup quán cafe sẽ hỗ trợ các chủ doanh nghiệp điều hành quán của mình một cách hiệu quả hơn. Nếu bạn là người mới bắt đầu kinh doanh quán cafe nhưng chưa có kinh nghiệm hãy liên hệ Bardeli Academy để được tư vấn nhé.
